In tijden waar d-reizen voor flinke uitdagingen staat, is snelle samenwerking en duidelijke communicatie van cruciaal belang. De klant moet immers altijd juist worden bediend. Daarnaast is er nog het gemeenschappelijke moreel onder de bijna 1200 collega’s dat niet ondermijnd mag worden.

Op Workplace haalt en brengt het grootste gedeelte van alle collega’s hun informatie: 86% bezoekt het platform wekelijks, via de desktop en/of hun telefoon. Chantal Smid-de Vries, ambassadeur van het eerste uur, zag hoe groepen op Workplace een invulling konden zijn voor het vervullen van zes duidelijke behoeften.

1. Urgentie

Een reisadviseur moet de klant altijd van de urgente informatie kunnen voorzien, het liefst pro-actief. Daarom is de Calamiteitengroep in tijden van corona een hele belangrijke groep: urgent nieuws en belangrijke reisupdates worden in deze verplichte groep geplaatst om in één keer alle collega’s te informeren. Door een update als ‘belangrijk bericht’ te markeren, ontvangt iedereen een reminder via e-mail en verschijnt dit bericht bovenaan ieders tijdlijn.

2. Zichtbaar leiderschap

Op verschillende niveaus in de organisatie gebruikt het management Workplace om in nauw contact te blijven met de collega’s. Zo gaat Jan Henne De Dijn, CEO van d-reizen, regelmatig live in de algemene groep d-updates. Chantal, die deze livestreams begeleidt: ‘Vooraf of tijdens de livestream kan en mag iedereen vragen stellen aan Jan. Hij beantwoordt elke vraag en collega’s vinden dat heel fijn! Bijkomend voordeel is dat de livestreams ook terug te kijken zijn.’

Ook Chantal, die samen met twee retailmanagers de 100 winkelmanagers en callcenter manager aanstuurt, gebruikt zelf livestreams om (gevoelsmatige) afstanden met hen te overbruggen. ‘Zij zien ons zo wekelijks met een Q&A-sessie. Door de livestreams op Workplace zijn wij dichtbij op de vloer en dat bevalt ons goed’, zegt Chantal.

3. Inspiratie

Daar waar coronamaatregelen veel reizen beperken, zien d-reizen medewerkers nog talloze reis kansen in zowel binnen- als buitenland. ‘Toen de wereld halverwege de corona crisis een beetje open ging, dacht ik: laten we elkaar meer dan ooit inspireren’ zegt Chantal. De groep “Met coronamaatregelen op vakantie” werd door collega’s direct gevuld met reisinspiratie om elkaar te laten zien hoe reizen in coronatijd soms nog wel kan.’

4. Betrokkenheid

Door Workplace heeft d-reizen de mogelijkheid om snel 1200 medewerkers, verspreid over ruim 290 winkels, mee te laten denken over een bepaald idee. Chantal: ‘Hiervoor maken we gebruik van de mogelijkheid een poll te doen in een groep. Betrokkenheid en mogen meedenken geeft een sterk gevoel van verbondenheid onder de collega’s.’

5. Snelheid en efficiëntie

‘De situatie waar we nu in zitten, met telkens veranderende regels en uitzonderingen, zorgt voor veel specifieke vragen van collega’s wanneer zij klanten helpen’, legt Chantal uit. ‘Waar een e-mail of Whatsappje vaak naar een van tevoren geselecteerde groep mensen gaat, is een groep op Workplace een handige oplossing’, vindt Chantal. Met de groep ‘Hulp op de werkvloer’ kan elke collega een beroep doen op de ‘Wisdom of the crowd’, waardoor elke vraag snel beantwoord wordt.

‘Ook met de Q&A’s met het management proberen we het aantal mails te verminderen. De winkelmanagers zien ons veel en zo kunnen we snel schakelen’, aldus Chantal. Zij weten immers dat er wekelijks een livestream gepland staat, waar alle vragen makkelijk en niet dubbelop gesteld worden.

6. Collegialiteit

In d-reizen heerst een hechte band tussen alle collega’s. Nu zij elkaar minder zien, bewijst de ‘Complimenten Corner’ nog meer zijn waarde. Of het nu de waardering van een collega of een klant is: elke bericht in deze groep is een positieve opsteker.

‘De Complimenten Corner is groter dan ooit. Lokale initiatieven worden gedeeld, collega’s complimenteren elkaar enorm. En dat is hard nodig in deze tijd’, vertelt Chantal enthousiast. Offline stuurt Chantal graag kaartjes, online heeft ze daar haar Workplace-variant voor: ze ontwerpt complimenten-visuals met reisfoto’s en teksten als ‘Topteam en ‘Blij met jullie’.

‘Een klein gebaar kan heel veel doen. Met mooie plaatjes en een persoonlijke tag op iemands naam zorg ik dat het meer leeft en collega’s worden hier oprecht blij van’, verduidelijkt Chantal.

Benieuwd naar de mogelijkheden van Workplace from Facebook binnen jouw organisatie? We denken graag met je mee, plan een call in met Martijn voor meer informatie.