Google Workspace Essentials?

Hoe zat het ook alweer met Google Workspace Essential? Deze goedkoopste licentie van Google Workspace bevat de populaire Cloud-apps Google Docs, Sheets en Slides, maar juist geen Gmail. Je blijft dus de bestaande mail-oplossing van je organisatie gebruiken. Dit kan handig zijn voor bepaalde gebruikers of teams die graag makkelijk willen samenwerken via bijvoorbeeld Docs of Google Meet.

Gebruikers loggen in met hun bestaande werkmail. Google Workspace Essentials vereist geen DNS-wijzigingen omdat mail via Gmail geen onderdeel uitmaakt van het pakket. Op organisatieniveau hoef je dus niets aan te passen. Daarom kan Google Workspace Essentials enigszins onder de radar gebruikt worden, zonder dat IT daar goed zicht op heeft. Het kan zelfs zo zijn dat meerdere teams, los van elkaar, een abonnement met Google Workspace Essentials hebben afgesloten.

Domain-takeover

Google heeft nu een slimmigheid geïntroduceerd om snel een overzicht te krijgen welke Google Workspace Essential-licenties in gebruik zijn binnen jouw organisatie: Domain Takeover. Dit stelt jou als IT-beheerder in staat om te zien wie binnen je organisatie Google Workspace Essentials gebruikt en kun je die licenties beheren via een Admin Console.

Shadow IT?

Allereerst zit niemand te wachten op een situatie met ‘shadow IT’, denk aan collega’s die zelf privé-tools gebruiken om zakelijk mee samen te werken. Je moet Google Workspace Essentials dan ook niet verwarren met bijvoorbeeld de gratis Gmail-versie voor privégebruik. Essentials is een zakelijke, betaalde licentie met goede (privacy-) voorwaarden en feitelijk gezien dus geen ‘shadow IT’.

Daar zit wel een ‘maar’ aan vast, als organisatie heb je natuurlijk wel plichten op het gebied van de AVG/GDPR en dus verwerkersovereenkomsten nodig. Bijvoorbeeld om te voldoen aan de AVG/GDPR-privacywetgeving. Ook qua instellingen op het gebied van Data Loss Prevention houd jij er wellicht andere standaarden op na als organisatie, dan een individuele gebruiker. In die zin wil je graag zelf de licenties beheren en betalen en dat niet overlaten aan individuele gebruikers of teams waar je minder, of geen zicht op hebt. Dat maakt Domain Takeover zo relevant om te gebruiken, al denk je misschien dat niemand binnen je organisatie Google Workspace Essentials gebruikt.

Licenties in beheer

Iedereen die Google Workspace Essentials aanmaakt wordt gevraagd om individueel te betalen voor die licentie. Uiteraard is het ook mogelijk om in samenspraak met de IT-beheerder een billing account op te zetten, maar de praktijk laat zien dat dit niet altijd gedaan wordt. Dat is waar Domain-takeover in beeld komt. Je krijgt makkelijk een overzicht van wie al Workspace gebruikt binnen je organisatie en je kunt de licenties snel overnemen.

Zelf zien wie Workspace gebruikt?

Maakt jouw organisatie geen gebruik van Google Workspace, maar wil je wel graag weten hoe het zit met Google Workspace Essential-gebruikers binnen jouw organisatie? Dan is Domain-takover de ideale tool voor jou. Mocht je er niet helemaal uitkomen dan denken wij graag met je mee in een call.