Want wat is écht remote werken? Dat is vooral output-gericht werken. De voorwaarden voor het leveren van de beste output zijn voor iedereen anders. Dat vraagt waarschijnlijk om verandering binnen je organisatie. Da’s spannend, maar je zult het terug zien in je bedrijfsresultaten en motivatie van je mensen.

De vijf niveaus van remote werken

Die verandering kun je opdelen in verschillende fases. Matt Mullenweg, de drijvende kracht achter WordPress (volledig remote) geeft aan dat er grofweg 5 niveaus van remote werken zijn, waarbij elk niveau een stapje verder zet in het loslaten van het traditionele kantoorwerken.

1. Er wordt vanuit de organisatie eigenlijk niks gedaan om thuiswerken of remote werken te faciliteren of te stimuleren.
2. De digitale werkplek is een feit. Maar de kantoorcultuur van veel meetings en onderbrekingen is nog hetzelfde, alleen nu online.
3. De focus ligt steeds meer op output gericht werken.  Men werkt real-time samen in de cloud en de cultuur wordt gebaseerd op vertrouwen en duidelijke afspraken.
4. Asynchrone communicatie wordt omarmd. Er is meer tijd en ruimte voor denkwerk, waardoor productiviteit en creativiteit stijgen.
5. Volgens Mullenweg is dit het Nirvana: wanneer iedereen in je organisatie vanaf overal en in elke tijdzone kan werken, beter dan op welk kantoor dan ook.

Een werkplek in de cloud

Om op het tweede niveau van remote werken te komen, en de eerste productiviteits- en efficiencyslag te maken, richt je de juiste digitale werkomgeving in. Er moet vanaf elke gewenste locatie gewerkt kunnen worden. Dat bereik je met behulp van Google Workspace (G Suite). Hiermee krijgt iedereen een werkplek in de cloud. Work anytime, anywhere. Val vervolgens niet in de valkuil, zoals veel organisaties dat helaas doen, door te denken dat je met de juiste tooling helemaal remote-proof bent. Voor je het weet zit iedereen de hele dag in videocalls met 20 anderen. Of word je uit je concentratie gehaald door non-stop notificaties van chatprogramma’s als Slack en check je 25 keer per uur je mail. In dat geval ben je een stuk verder van huis (hah!) en daalt de productiviteit juist. Daarom zul je ook moeten werken aan de organisationele mindset en zullen er duidelijke afspraken gemaakt moeten worden over hoe en wanneer er gewerkt wordt. Op naar fase 3 dus.

Van 9-tot-5, naar het nieuwe werken

Die organisationele mindset moet er een van vertrouwen zijn, niet een van controle. De 9-to-5 werkdagen zijn een overblijfsel uit de industriële revolutie en werken voor fysiek lopendebandwerk. Niet voor innovatieve en knowledge focussed organisaties anno 2020. Dus, laat die standaard werktijden los. Net als die dagelijkse stand-up via Google Meet met het hele team. Want is die eigenlijk niet door het management ingesteld om te checken of iedereen stipt om 9 uur begint met werken? Leer erop te vertrouwen dat alle collega’s hun verantwoordelijkheid pakken. Laat de (eind-) resultaten het controlepunt zijn. Op die manier geef je iedereen de ruimte om hun werk te doen wanneer zij dat het beste kunnen doen. De een is een vroege vogel en heeft graag voor 9 uur al een deel van de werkdag achter de rug. Terwijl anderen juist ‘s avonds graag nog even hun laptop openklappen. En hey, er zullen genoeg collega’s zijn die gewoon van 9 tot 5 werken, omdat ze dan in hun productivi-tijdszone zitten.

Asynchroon communiceren voor betere oplossingen

Om die controle los te kunnen laten, zul je (een zekere mate) van asynchrone communicatie moeten omarmen. We gaan richting niveau 4. Nu reageert men op mails of chats wanneer dat voor hem of haar het beste uitkomt. Asynchrone communicatie betekent dus ook minder vergaderingen, met minder mensen. Dat is gunstig onderaan de streep. Heb je bijvoorbeeld ooit uitgerekend hoeveel het eigenlijk kost om 15 mensen,  meer dan een uur lang van hun werk te houden en daarmee uit hun workflow te halen? Vraag je dus af: is samenkomen echt nodig, of kan dit ook in een digitaal bericht? En zo ja, heb je daar echt meer dan twee mensen voor nodig om het gewenste resultaat te behalen?

Het fijne van asynchrone communicatie is dat je mensen de tijd en ruimte geeft om na te denken over de beste reactie of oplossing. Eerst denken, dan doen. En als het heel urgent is dan? Simpel, dan kies je voor een communicatievorm die daarbij past, zoals een telefoontje. Communicatie en verwachtingsmanagement is hierin key.

Vastleggen leidt tot loslaten

Uiteraard kan niet iedereen alleen maar zijn eigen ding doen, op de tijden die voor hem of haar werken. We moeten blijven samenwerken, soms zelfs realtime. Iedereen moet dus weten waar ze aan toe zijn. Daar heb je een duidelijk gedocumenteerd beleid voor nodig, waarin afspraken vastgelegd zijn. Denk hierbij aan:

• Via welke kanalen communiceren we en waarover?
• Waar en hoe slaan we documenten op?
• Wanneer en met welke reden wordt er een meeting georganiseerd en wie moeten daar dan bij aanwezig zijn?
• Op welke manier behoud je de connectie met elkaar, zodat je niet langs elkaar heen gaat leven en werken?
• Welke vorm van communicatie hoort bij welke urgentie?

Leg bijvoorbeeld vast dat berichten die je verstuurt, waarbij je iets van de ander verwacht, een vast format hebben. Dat er een duidelijke uitleg van de context en de verwachting in zit, contactdetails en een deadline. Zo voorkom je miscommunicatie en onnodig heen en weer gemail.

Klinkt dit allemaal goed, maar ben je benieuwd naar hoe dit in de praktijk werkt? Softwareontwikkelaar Basecamp werkt volledige remote en heeft haar communicatie guidelines online staan.

Mentale productiviteit

Wanneer je dan de juiste toolset gebruikt, afspraken maakt over communicatie en zelfs die 9-tot-5 cultuur loslaat, heb je dan het vijfde en ultieme niveau van digitaal werken bereikt? Nog niet helemaal. Want een belangrijk aspect waar je met remote werken en asynchroon communiceren minder zicht op hebt, is het welzijn van alle collega’s in je organisatie. Je mist een stuk non-verbale communicatie. Belangrijke signalen die aangeven dat iemand zich kiplekker voelt, of juist niet zo fijn in zijn of haar vel zit. Besteed hier dus extra aandacht aan, wanneer je elkaar niet elke dag 8 uur lang ziet. Wees er open en transparant over naar je mensen. Zorg dat ze zich veilig en comfortabel voelen om hun gevoelens en verlangens te uiten. Organiseer regelmatig teambuilding evenementen, waar je (indien mogelijk) wel fysiek samenkomt. Maar ook online kun je de vinger aan de pols houden. Een sociaal intranet zoals Workplace helpt om de connectie met elkaar niet te verliezen. Tevredenheid kun je peilen door iedereen korte vragenlijsten of polls in te laten vullen via Workplace of Google forms.

Hoe ver is jouw organisatie in het remote werken? En is dit iets wat je juist aanspreekt, of ben je meer fan van het ‘klassieke’ werken? Laat het ons vooral weten!