Wanneer je begint aan een traject van digital change is het cruciaal om je collega’s mee te nemen in de noodzaak van de verandering. Want zou het niet geweldig zijn als iedereen hetzelfde enthousiasme voelt als het senior management? Dat klinkt je vast als muziek in de oren, maar hoe bereik je dit? Kort gezegd: Door je collega’s  te laten deelnemen aan discussies over digital change, om ze zo bij dit proces te betrekken en actieve deelname te creëren. Hoe je dit aanpakt, vertellen we je in dit artikel!

Door de afgelopen jaren heen hebben we  veel organisaties geholpen met hun digitale veranderprocessen. In ‘NextNovate’s playbook to drive effective digital change: Five Essential Principles’ gebruiken we die ervaring en beschrijven we het proces voor een succesvolle implementatie van een digital change. De vijf essentiële principes? Organisatieanalyse, sponsorship, verantwoordelijkheid van medewerkers, communicatie en het versterken en ondersteunen van verandering.

“Wanneer je een verandering introduceert, focus dan vooral op hoe deze verandering uiteindelijk handig gaat zijn. Dus hoe werknemers hiervan gaan profiteren. Dat zorgt ervoor dat iedereen enthousiast wordt!” – Senior IT leader

Een goede manier om collega’s te betrekken bij het proces van digital change is het openen van een communicatiekanaal waar commentaar, ideeën, suggesties en feedback over het project gedeeld worden. Zorg ervoor dat je de geplaatste reacties regelmatig checkt. Laat ook zien dat je de input leest: erken en bedankt de mensen die actief meedenken.

Verschillende mensen, verschillende wensen

Wanneer je in een verandertraject zit, kun je niet verwachten dat alle mensen in je organisatie op hetzelfde moment klaar zijn om de overstap te maken. Sommigen vinden verandering geen probleem, terwijl anderen meer tijd en informatie nodig hebben. Er zijn verschillende tactieken hoe je hier mee om kunt gaan:

1. Gebruik positieve groepsdruk

Het klinkt misschien gek, maar het kan in sommige situaties slim zijn om collega’s die weerstand voelen ten opzichte van de verandering (ook wel laggards genoemd) te negeren – ervan uitgaande dat het grootste gedeelte van de groep de verandering wel wil omarmen. Je kunt (sociale) peer-pressure gebruiken om de laggards toch te overtuigen van de verandering. Maak duidelijk dat het grootste deel van de groep wél open staat voor de verandering.

2. Actieve participatie

Een alternatieve – en wellicht meer geschikte  – manier om met weerstand om te gaan, is om de tegenstanders juist actief te betrekken bij het traject. Op deze manier krijgen ze namelijk meer interesse in de verandering omdat ze zich een onderdeel van het proces voelen. Je kunt zelfs overwegen om deze personen in te zetten als ‘early adopters’ en ze vanaf het begin van het traject al te betrekken. 

Early adopters 

Early adopters zijn medewerkers die betrokken zijn vanaf het eerste moment. Dus wanneer de beslissing valt om de digitale verandering te gaan maken, zijn zij erbij.  Ze fungeren als een ‘communicatiekanaal’ tussen het projectteam en de overige medewerkers. Early adopters kunnen tips geven over hoe om te  gaan met verandering, de processen vanaf moment één helpen ontwerpen en tips geven over efficiënt werken door slim gebruik te maken van de voorgestelde nieuwe technologie. Sommige van deze early adopters kunnen uiteindelijk zelfs gezien worden als een soort ‘informele leiders’, die eventuele wrijving kunnen oplossen. Iedereen kan ingezet worden als early adopter, los van titel of positie. Als hij of zij maar enthousiast is over digitaal werken.

Het inzetten van informele leiders en early adopters verhoogt de kans op succes voor jouw veranderingstraject. Niet alleen hebben zij een beter begrip van hun werk en de uitdagingen waar ze voor staan, hun meningen worden vaak ook zeer gewaardeerd door collega’s. Een groep van early adopters/informele leiders kan ook de technische teams assisteren in managen van stress levels, door bijvoorbeeld te helpen de laatste projectinformatie te distribueren en vragen te beantwoorden.

“Vanaf het moment dat NextNovate ons heeft aanbevolen met early adopters te werken in een verandertraject doen we dat iedere keer. Deze projecten zijn allemaal soepeler verlopen en daarnaast heeft de implementatie aanzienlijk minder tijd gekost.” – Senior IT leader

Kan jij hulp gebruiken bij het opstellen van een team met early adopters? Of heb je andere vragen in jouw traject van digital change? Neem dan vooral eens vrijblijvend contact met ons op, we denken graag met je mee!

Meer lezen over de vijf principes voor digitale verandering? Download dan NextNovate’s playbook to drive effective digital change: Five Essential Principles (40 pagina’s) hieronder.