Door de afgelopen jaren heen hebben we  veel organisaties geholpen met hun digitale veranderprocessen. In ‘NextNovate’s playbook to drive effective digital change: Five Essential Principles’ gebruiken we die ervaring en beschrijven we het proces voor een succesvolle implementatie van een digital change. De vijf essentiële principes? Organisatieanalyse, sponsorship, verantwoordelijkheid van medewerkers, communicatie en het versterken en ondersteunen van verandering.

Creëer nieuwsgierigheid naar de digitale verandering

Bij grote (digitale) transformaties komen vaak emoties kijken. We zijn tenslotte geen machines en het is mens eigen om weerstand te voelen voor verandering. In de communicatie rondom zo’n traject, moet je daar rekening mee houden. Belicht dus niet alleen de zakelijke kanten van het traject, maar spreek ook juist ieders gevoel aan. Het is daarom belangrijk om een communicatieplan op te stellen. Neem in het plan  ook vooral verschillende kanalen mee. Zet hierin je wat, waarom, wanneer en hoe in, en beslis hoe je eventuele bedenken weg kunt nemen. Zorg ervoor dat die plaatsmaken voor nieuwsgierigheid.

Geef verandering een gezicht

Het werkt nog beter als je het digital change project zijn eigen branding meegeeft. Dit gaat je medewerkers helpen om de verandering op een prettige, leuke manier te ondergaan. Door je verandertraject een ‘gezicht’ te geven, krijgt het meer herkenbaarheid en gaat het leven. Het maakt een groot verschil als je deze communicatie in een visueel aantrekkelijk jasje verpakt. Boodschappen die je waarneemt, wekken over het algemeen meer emotie op dan wanneer er enkel tekst gebruikt wordt.

“Onze Managing Director kondigde de veranderingen aan door een foto te maken van zichzelf, waarbij hij een verhuisdoos vasthield met het Google-logo erop. Deze foto stuurde hij naar alle medewerkers. Door deze onverwachte guerilla-achtige actie, werd iedereen binnen de organisatie opgewonden over de verandering. Ze begonnen allemaal de IT-afdeling te bellen om meer te weten te komen. Daarna ging het als een lopend vuurtje. Ook dankzij de posters en video’s die we gemaakt hadden om alle collega’s te informeren over wat er ging gebeuren.” – Senior IT-Manager

Communicatie op alle mogelijke manieren

Wanneer het gaat om verandermanagement, bestaat er niet zoiets als ‘teveel communiceren’. Je wilt namelijk dat het traject wat je gestart bent, en tot verbetering moet leiden, top of mind blijft bij iedereen in de organisatie. Dus slechts één e-mail sturen met wat informatie zal de klus niet klaren. Daarom raden we je aan alle platformen die je hebt te gebruiken. Denk aan je intranet, nieuwsbrieven, posters op de fysieke werkplekken en informatiebijeenkomsten. Ook, omdat verschillende mensen op verschillende manieren informatie tot zich nemen en verwerken. (Bijna) niets is te veel om de verandering duiding te geven en iedereen te bereiken.

Een simpele waarom

‘Waarom deze verandering?’ Dat is wat de meeste mensen zich zullen afvragen. Het is daarom van belang dat je why zo simpel en duidelijk mogelijk verteld wordt. Focus hierbij op de voordelen, voor zowel de organisatie als de medewerkers. Deze boodschap moet idealiter vanuit de CEO komen, of iemand anders met veel aanzien binnen de organisatie. Zo wordt het verandertraject serieus genomen en niet gezien als ‘het zoveelste een project vanuit de IT-afdeling.’ Deze gedacht voorkom je ook door multidisciplinaire verander-projectteams op te stellen. De hele organisatie doet mee.

“Het is belangrijk om medewerkers de positieve gevolgen van de digitale verandering te laten zien. Niemand houdt echt van verandering en als ze de voordelen niet zien, leidt dat wellicht tot meer weerstand.” – Senior IT-Manager

Geef richting

Duidelijke richtlijnen zorgen voor een productieve en goed functionerende digitale werkomgeving. Minder onbegrip en weerstand, meer enthousiasme en (werk) motivatie. Stel daarom een framework op voor de nieuwe manier van werken en voor het maken van beslissingen. Zo ondersteun je de verandering en houdt je iedereen on board. 

“Zeker voor een organisatie met meer dan 5.000 medewerkers, zijn duidelijke richtlijnen belangrijk om verandering in goede banen te leiden. Nieuwe technologie biedt meestal veel mogelijkheden, daarom geloven wij dat het noodzakelijk is om richtlijnen op te stellen hoe we het gaan gebruiken. Anders gaan medewerkers zelf aan de slag, wat vaak leidt tot verwarring en een daling in productiviteit. Richtlijnen moeten simpel, werkbaar en beheersbaar zijn. En niet te gedetailleerd! Dan leest niemand ze.” – Senior IT-Manager

Wil jij de andere vijf essentiële principes voor digital change in een keer lezen?  Download dan nu ons playbook (40 pagina’s)!