Ja, het is mogelijk om Google Drive (onderdeel van Google Workspace) bestanden met anderen te delen, ook als de ontvangers geen Google of Gmail-account hebben.
De ervaring leert dat ‘delen voor iedereen’ met de link het meest praktisch werkt. Maar let op: dit brengt een beveiligingsrisico met zich mee. De ontvanger kan namelijk de link doorsturen naar iemand anders, theoretisch iedereen op internet. Eigenlijk net als met traditionele email-bijlages.
Je kunt de instelling in Google Drive wel op ieder gewenst moment weer veranderen waarmee de toegang weer wordt beperkt. Al weet je niet of mensen je bestand(en) al gedownload hebben en verder verspreid.
Overzicht van extern gedeelde bestanden
Wil je als IT-admin een snel overzicht wie van je (honderden of duizenden) collega’s bestanden openbaar hebben gedeeld? Of bijvoorbeeld met e-mailadressen buiten je bedrijf? Dat kan makkelijk met de tool Florbs. Neem contact met ons op en we leggen je graag uit hoe dat werkt.
Wie heeft toegang tot wat en wanneer?
Een mooie feature in Google Workspace is Context Aware Access. Hiermee regel je makkelijk wie toegang heeft tot wat en wanneer. Eigenlijk de next-step als het gaat om je organisatie beveiligen. Hoe Context Aware Access werkt legt Martijn Veenstra van NextNovate hieronder uit:
