Jij bent hier inmiddels ook van overtuigd en hebt bovendien al een systeem gekozen voor deze overstap. Maar dan komt de vraag: hoe ga ik dit traject van digitale transitie nou eigenlijk toepassen? Dit vraagt namelijk om een aanpassing in de huidige manier van doen, die ook best wat impact kan hebben. Een ‘digital change’ dus. Maar hoe pak je dit proces van digital change nou aan? Hier komt het principe van Change Management aan te pas. En dat is een vak apart!

In ‘NextNovate’s playbook to drive effective digital change: Five Essential Principles’ beschrijven we dit gehele proces van A tot Z. Door de jaren heen hebben we vele organisaties geholpen met het succesvol implementeren van een digital change. Daarom hebben we besloten dat het tijd was om onze senior stakeholders te interviewen en hun inzichten over dit proces samen te voegen met wetenschappelijke theorieën over change management. Hier kwamen vijf essentiële principes uit, waarvan we in dit artikel graag de eerste uitlichten: het doen van onderzoek. Dit is altijd het startpunt van de reis naar digital change. De overige principes? Organisatieanalyse, sponsorship, verantwoordelijkheid van medewerkers, communicatie en het versterken en ondersteunen van verandering.

Voordat we je gaan uitleggen waarom en hoe je dit onderzoek aan kunt pakken, willen we eerst nog kort het belang van een goed gestructureerd traject naar digital change benadrukken. Dit kan namelijk simpel klinken: “Het is toch gewoon een kwestie van het implementeren van nieuwe systemen?” Maar wat soms onderschat wordt, is dat het werken met nieuwe technologieën vaak gepaard gaat met een nieuwe manier van werken. En dát vraagt om een verandering in het gedrag van je medewerkers. Zoals je zelf misschien wel eens hebt gemerkt toen je op 1 januari besloot meer te gaan sporten, of toch een tijdje dat biertje na werk wilde laten staan, kan dat toch echt best lastig zijn. Zo’n verandering kan gepaard gaan met een emotionele reactie, die zowel positief als negatief kan zijn. En het is essentieel om deze emoties te adresseren om zo de verandering succesvol en daarmee blijvend te maken.

Waarom onderzoek doen?

Terug naar de eerste stap in het proces van een digitale transitie: Het doen van onderzoek. Voordat je als organisatie aan een traject van verandering gaat beginnen, is het namelijk belangrijk om eerst te kijken naar de huidige structuur en het ontwerp van de organisatie. Want als je niet precies weet hoe het nu zit, hoe kun je het dan verbeteren? Je zorgt er hiermee ook voor dat jouw resources op de beste en meest effectieve manier gebruikt worden. Dit onderzoek doe je in de vorm van een organisatieanalyse.

Een organisatieanalyse doe je om de cultuur van je bedrijf te verkennen, om te zien hoe medewerkers werken en om de verschillen tussen bijvoorbeeld medewerkers met verschillende functies of tussen verschillende teams te onderzoeken. Wanneer je een volledig begrip hebt van de huidige situatie van een bedrijf, kun je daarna een verandering gaan begeleiden. Daarnaast kun je dan je werknemers ook opleiden, aangezien dit begrip hierin de basis vormt.

Bevindingen uit het Prosci-benchmarkrapport voor verandermanagement sluiten hierbij aan. Hierin wordt gesteld dat het uitvoeren van een goede organisatieanalyse een van de meest invloedrijke elementen in het succes van een digital change traject.

Maar waarom is dat eigenlijk zo? Omdat organisaties tegenwoordig een dieper begrip moeten hebben van de digitale tools die ze implementeren. Dat is de enige manier om te begrijpen hoe die technologieën de werknemers en de algehele werkervaring beïnvloeden. Alleen een technische migratie? Dat volstaat helaas niet meer.

Hoe pak ik dit aan?

We raden aan een workshop te organiseren over de implementatie en de planning van dit proces, om zo de manieren van werken te bekijken en om nieuwe kansen te identificeren. En ook niet geheel onbelangrijk: op deze manier betrek je medewerkers al vroeg bij het proces. Hiermee toon je ook begrip voor het feit dat een verandering, zeker in de systemen en processen die mensen dagelijks gebruiken, veel impact kan hebben.

Hieronder vind je een aantal voorbeelden van vragen die tijdens deze workshop gesteld kunnen worden:

• Wat moet elk team anders doen nadat de nieuwe wijzigingen van kracht zijn?
• Wat zijn de voordelen voor elk team?
• Welke training is vereist voor specifieke individuele medewerkers?
• Hoe bereid zijn werknemers eigenlijk om de nieuwe digitale oplossingen en diensten en diensten te omarmen?

Nodig bij dit gesprek zowel medewerkers, leiders als leidinggevenden uit. Je kunt zelfs ook andere organisaties uitnodigen die een soortgelijk proces doorlopen, om zo hun ervaringen te delen. Een workshop over implementatie en planning is ook geen slecht idee, omdat je op deze manier de creativiteit van je personeel gebruikt om met nieuwe, innovatieve oplossingen te komen. Bovendien geef je werknemers het gevoel dat ze mede-eigenaar zijn van de verandering. Filter hier de beste ideeën uit en breng die ideeën tot leven door prototypes te bouwen. Andere relevante ideeën kunnen voor later op een routekaart worden gezet.

Heb je hulp nodig bij de weg naar digital change, of wil je eens met ons sparren over de beste route voor jouw bedrijf? Of heb je juist nog geen concreet idee over welke systemen je wilt implementeren en kun je daar advies bij gebruiken? Neem dan vooral eens vrijblijvend contact met ons op, we denken graag met je mee!

Wil jij de andere vijf essentiële principes voor digital change in een keer lezen? Download dan nu ons playbook (40 pagina’s) hieronder: