Niet langer hoeven medewerkers hun hoofd te pijnigen over individueel bestandsbeheer. Team Drives brengen bestanden onder in structuur op teamniveau. Het team is eigenaar van de bestanden. Toegang en rechten worden op dan ook op dit niveau geregeld. En samenwerkingsfrustraties vanwege een volle Drive zijn verleden tijd; Team Drives bieden onbeperkte opslag.
Niet gek dat steeds meer organisaties wereldwijd Team Drives implementeren als spil in hun workflow. Een goede inrichting van een Drive naar gebruikersrechten en rollen is hierin onmisbaar. In dit blog verkennen we de verschillende rollen binnen een Team Drive en – belangrijker – je leest met welke werkstructuur Team Drives ook jouw organisatie in staat stellen efficiënter te werken.
Vier gebruikersniveaus
Zodra je een Team Drive hebt gemaakt, kun je leden aan dit team toevoegen. In de praktijk zullen de gewenste gebruiksrechten per lid verschillen. Voor een teammanager is het wenselijk dat deze zelf leden mag toevoegen en verwijderen, maar dat geldt niet voor elke medewerker.
Google heeft een eenvoudige maar doeltreffende structuur ontwikkeld om gebruiksrechten te managen. Deze valt uiteen in vier lagen:
1. Volledige toegang
Kan bestanden en mappen bekijken, becommentariëren, maken, verplaatsen en verwijderen. Kan mensen toevoegen aan team en aan specifieke bestanden.
2. Bewerkingstoegang
Kan bestanden en mappen bekijken, becommentariëren en maken. Kan mensen toevoegen aan specifieke bestanden.
3. Toegang om te reageren
Kan bestanden en mappen bekijken en becommentariëren.
4. Toegang om te bekijken
Kan bestanden en mappen bekijken.
Zo kom je tot een optimale structuur voor goede samenwerking
Het instellen van de Team Drive met bijbehorende gebruiksrechten is niet het startpunt. Er gaat nog een essentiële stap aan vooraf: de voorbereiding.
Om een Team Drive succesvol uit te rollen, is het essentieel vooraf concreet het implementatietraject in kaart te brengen. Welk(e) project(en) wil je in een Team Drive onderbrengen? Welke samenwerkingsvormen wil je hierbij inzetten? Hoe ziet het projectteam eruit? Welke rollen zijn essentieel om de samenwerking vlot te laten verlopen? En welk veranderings- en communicatieplan breng je hierbij ten uitvoer?
Pas nadat je bovenstaande vragen concreet kunt beantwoorden, breekt het moment aan om Team Drives op te zetten. Definieer eerst per team/departement de key users. Zij zullen zorg dragen dat de Team Drive wordt benut voor de vooraf gestelde doelen en houden het platform levend.
Binnen de eerdergenoemde rollen krijgen zij het gebruiksniveau voor volledige toegang. De verdere rechten (bewerken, becommentariëren en bekijken) bepaal je naargelang de structuur van de samenwerking. Richtlijn hierbij is om te streven naar een structuur waarbij iemand niet meer rechten heeft dan noodzakelijk. Dit leidt tot een zo duidelijk en efficiënt mogelijke workflow voor iedere gebruiker.
Onmisbaar bij de succesvolle uitrol van Team Drives
Team Drives bieden een sterk platform om efficiënter samen te werken binnen je organisatie. Maar om deze voordelen binnen handbereik te brengen is een gedegen implementatietraject onmisbaar. Dit omvat de gehele range aan toepassingsgebieden: technische implementatie, organisatiestructuur, communicatie en training.
De experts van NextNovate helpen je in elke stap. Benieuwd? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.
