Deze uitbreiding van de bekende Google Drive Cloud-service is geheel toegespitst op de behoeften en uitdagingen van organisaties. Organisaties kunnen nu drives inrichten op teamniveau. Dat betekent dat bestanden niet meer individueel beheerd hoeven te worden, iets wat altijd met de nodige frustraties gepaard ging (want wat als een teamlid vertrekt?). Het team is nu eigenaar van de bestanden, waarbij toegangsrechten individueel kunnen worden bepaald.

Een Team Drive maakt samenwerken en bestandsdeling binnen organisaties aanzienlijk eenvoudiger dan de traditionele Google Drive en andere cloudopslagdiensten. In dit blog lees je vijf manieren waarop Team Drives de samenwerking tussen medewerkers stroomlijnt.

1. Bestanden blijven toegankelijk, ook als een werknemer vertrekt

Traditionele cloudopslag wordt al jarenlang gebruikt in het bedrijfsleven. Echter, deze worden gekenmerkt door één groot nadeel: het eigenaarschap van bestanden is individueel ingericht. Dit gaf problemen wanneer een medewerker bestanden aanmaakte in de gedeelde Drive en daarna vertrok. Het eigenaarschap van de bestanden diende te worden overgeheveld naar een ander teamlid, wat resulteerde in de nodige hoofdpijn binnen dynamische organisaties.

Deze problematiek is met Team Drives voorgoed verleden tijd. Het team is eigenaar. Toegangsrechten worden op teamniveau bepaald. Dit maakt het delen van bestanden structureel eenvoudiger en betrouwbaarder.

2. Team Drive versoepelt de start van nieuwe werknemers

Wanneer een organisatie een nieuwe werknemer in dienst neemt, duurt het veelal enkele weken tot maanden voordat deze volledig productief wordt. Het is organisaties eraan gelegen deze onboarding-periode zo vlot én volledig mogelijk te voltrekken.

Hoewel een Team Drive van zichzelf niet voldoende is om de startperiode magisch te halveren, biedt het wel mogelijkheden hier een flinke tijdsbesparing te winnen. Een Team Drive is namelijk uitermate geschikt als centraal platform voor trainingsinformatie en documentatie. Oftewel: een Team Drive geeft structuur en overzicht aan de opstartfase. De nieuwe werknemer verliest minder tijd en kan zich zo snel mogelijk ontwikkelen tot volledige productiviteit.

3. Integraties vergroten collaboratiemogelijkheden

Een Team Drive is niet zomaar een online onderdak voor de bestanden van je organisatie. Het is een spil binnen een nieuwe efficiënte manier van samenwerken.

Dankzij sterke integraties van Drive met de Google Workspace productiviteitstools, kunnen teams effectiever samenwerken dan ooit. Ongeacht hun locatie en device, is elk teamlid naadloos met elkaar verbonden middels een sterk samenhangend app-pakket met Gmail, Calender, Hangouts en de productiviteitssuite. Hiermee krijgen productiviteit en creativiteit meer ruimte dan ooit tevoren.

Teamleden kunnen razendsnel van gedachten wisselen, feedback geven en ideeën uitwerken. De Team Drive zorgt er vervolgens voor dat het resultaat voor het gehele team toegankelijk is.

Teamwork floreert wanneer informatie en vaardigheden gemakkelijk samenkomen. Team Drives helpen dit vruchtbare werkklimaat te creëren.

4. Gemakkelijk toegang regelen voor gebruikers

Bestandstoegang is een belangrijk issue voor grote organisaties. Je wilt dat de juiste mensen informatie en bestanden delen, maar niet dat dit inzichtelijk is voor buitenstaanders.

Team Drive maakt het instellen van toegangsrechten eenvoudig en betrouwbaar. Door vier niveaus te hanteren (admin, bewerken, becommentariëren, bekijken), geef je elke gebruiker de gewenste toegangsrechten. Binnen elk team stel je een of meerdere admins aan (key users) die de toegangsrechten beheren en als enige bestanden mogen verwijderen.

Standaard hebben alle leden binnen een Team Drive toegang tot alle bestanden binnen deze Drive, ongeacht wie ze heeft toegevoegd. Dit bespaart aanzienlijke tijd aan het inrichten van individuele bestandstoegang. Wanneer dit laatste wenselijk is vanuit organisatieoogpunt, is dit ook mogelijk.

5. Gemakkelijk bestanden vinden dankzij machine learning

De gebruiker van Google Drive, en Team Drives in het bijzonder, zijn erbij gebaat zo snel mogelijk het bestand te vinden dat ze nodig hebben. Google zet machine learning in om te voorspellen welk bestand je waarschijnlijk zoekt. Dankzij de gigantische userbase van 800 miljoen actieve gebruikers per maand, is Google in staat met een verfijnd algoritme bestandssuggesties te geven.

Deze Quick Access functie beroept zich op zowel brede trends als teamspecifieke informatie (zoals teamkalenders) om bestandssuggesties te geven. In de praktijk blijkt deze functie al bijzonder accurate suggesties te geven van je gezochte bestanden. Minder klikwerk door mappen. Meer tijd voor productiviteit.

Wil je meer weten over wat Chrome Enterprise voor jouw organisatie kan betekenen?