De voordelen van een hybride werkomgeving

Dat die toekomst van werk veel dichterbij is dan velen 3 maanden geleden dachten, blijkt uit onderzoek naar thuiswerk. 27% van de ondervraagden gaat straks vaker thuiswerken of vergaderen (36%). Maar ook voor maart 2020 was de behoefte er al. In 2019 stond de mogelijkheid tot thuiswerken op nummer 3 in de top 5 van gewenste arbeidsvoorwaarden. Logisch, er zitten genoeg voordelen aan thuiswerken, voor zowel organisaties als het milieu. Mensen werken thuis vaak productiever, omdat ze hun eigen werkdagen kunnen optimaliseren. Ga voor jezelf maar eens na: op welk moment van de dag en op welke manier werk jij het beste, heb je de juiste energie voor specifieke werkzaamheden? Thuis is die ideale workflow over het algemeen beter te volgen dan op kantoor. Denk ook aan de vermindering en verspreiding van zakelijk reizen. Het is vaak helemaal niet nodig om in de spits onderweg te zijn. De eerste twee uur van de werkdag kunnen ook gewoon thuis ingevuld worden. Om vervolgens op kantoor die meeting te organiseren waarbij real life aanwezigheid wél essentieel is. Daar heb je ‘m: de hybride werkomgeving.

Effectief samenwerken – en dus leuker

Dat efficiënte thuiswerken is natuurlijk allemaal leuk en aardig, maar hoe richt je dat als organisatie in? Effectief samenwerken staat voorop. Dat vraagt om een digitale werkomgeving die de snelheid en verbinding erin houdt, die zorgt voor een open samenwerking vanaf het eerste moment.

Een voorbeeld: het verschil tussen oude en nieuwe workflows.

In het oude werken zat je lekker in je cubicle aan je documenten te sleutelen. Eenmaal klaar, deelde je jouw werk via de mail met je collega’s en via die weg kreeg je ook feedback. Aan jou de schone taak om al die losse (en vaak zelfs overlappende) suggesties te verwerken. Veel werk? Jazeker. Foutgevoelig? Ook dat. Vervelend? Hell yes. De inefficiëntie spatte er vanaf. 

In een modernere workflow kun je allemaal tegelijkertijd in dezelfde omgeving, aan hetzelfde project kunt werken. Google Workspace is hier een goed voorbeeld van. Hetzelfde document creëer je in een gezamenlijke map, waar al je collega’s sowieso al bij kunnen. Wanneer je input nodig hebt, geef je een seintje. De feedback, suggesties en vragen worden direct in je document gegeven. Alle mogelijke verbeterpunten, bij elkaar op de juiste plek. Dat werkt voor alle betrokkenen sneller en efficiënter. Daarnaast vind je ook de verbinding met alle collega’s, omdat iedereen kan zien wat de ander doet en denkt. Dan heb ik het nog niet eens over de eindeloze hoeveelheid mails over en weer die je hiermee voorkomt. 

Meer over de mogelijkheden van Google Workspace (G Suite) lees je in het whitepaper.

{{cta(‘f390526d-ef0f-4ef2-872f-2f2d85119937′,’justifycenter’)}}

Verbinding zoeken kan ook digitaal

Wanneer we met zijn allen de hele dag op kantoor zijn, delen we aan de lopende band informatie met elkaar. Het gesprek bij het koffiezetapparaat, @all-mails met inspiratie of mededelingen zijn leuk maar ook nuttig. Ze verbinden, informeren, communiceren en activeren. Houden iedereen in je organisatie on the same page en zorgen ervoor dat de strategie begrepen en gevoeld wordt. Dus hoe zorg je er in zo’n hybride structuur voor dat dat blijft? Dat je samen bent, zonder daadwerkelijk met zijn allen samen te komen?

Ook dat kan in een digitale werkomgeving opgelost worden. Maar dat vraagt er wel om open, efficiënt en vooral relevante communicatie met elkaar. Want niet elke @all-mail is daadwerkelijk voor all relevant. Een overbodige information overload voorkom je door die verbinding te zoeken op een gezamenlijk (sociaal) platform, zoals Workplace. Daar geef je mensen de kans om alles te volgen wat er speelt in de organisatie, en om ook te delen wat ze zelf uitspoken. Met indien gewenst hun eigen filters erop. Je faciliteert de connectie, maar laat iedereen zelf kiezen in welke mate ze behoefte hebben aan interactie en op welk moment ze die aangaan. Zo kun je langzaam echt gedag gaan zeggen tegen de 9-tot-5 mentaliteit, zonder elkaar uit het oog te verliezen.

Work the way you live

De tools die je inzet, moeten natuurlijk wel door iedereen gebruikt worden. Idealiter kies je daarom voor tools die gebaseerd zijn op de producten die mensen in hun privéleven ook al gebruiken. De tools die privé gebruikt worden werken makkelijk en voorzien in behoeftes, waarom zou je daar niet de zakelijke versies van gebruiken? Work the way you live.

De producten zijn belangrijk, maar een bijpassende cultuur en management gaan hiermee hand in hand. Samen vormen ze de voorwaarden voor een efficiënte, digitale werkomgeving. Het is dan ook van belang dat iedereen zich betrokken en onderdeel voelt van de bedrijfsstrategie. Het werkt heel goed om als management geen taken, maar verantwoordelijkheden te geven. Haal de intrinsieke motivatie van je mensen naar boven, steek dat vlammetje aan wat zijn of haar job de moeite waard maakt. Vrijheid, vertrouwen en verantwoordelijkheid zijn key voor de nieuwe hybride realiteit.

Een nieuwe werkomgeving, zonder onderbreking van je day-to-day business

Kost dit allemaal heel veel tijd? Nee en ja. De tool-set is snel in te richten, soms kun je al in twee dagen up & running zijn. De shift in cultuur vraagt uiteraard om meer tijd. Maar dat hoeft ook niet à la minute veranderd te zijn. De eerste zet is om iedereen daadwerkelijk op de platformen te krijgen. Maak daarnaast duidelijke afspraken hoe je werkt, wie er echt bij betrokken moet zijn en waar(over) je communiceert. Vervolgens neem je de organisatie stap voor stap mee om de gehele verandering te omarmen. Het faciliteren van thuiswerken (of waar dan ook) heeft, mits goed gedaan, alleen maar voordelen en is daarom ook makkelijker te accepteren. Terwijl deze verandering plaatsvindt, draait je business overigens gewoon door.

Hoe we efficiënt kunnen thuiswerken is hiermee wel beantwoord, de volgende vraag is: is jouw organisatie al klaar voor de toekomst van werk, thuis? Ik kijk graag met je mee om ook die uitdaging te tackelen.