Onze voorspellende blik – oké, onze jarenlange ervaring – zegt dat je hoe dan ook gaat kijken naar de twee grootste spelers op de markt: Google Workspace for business en Microsoft Office 365 for business. Allebei goede, betrouwbare productiviteitsdiensten die passen bij verschillende typen organisaties. Jouw cultuur en doelstellingen spelen dus een grote rol in je beslissing. Wij helpen je bij die keuze en vertellen je over een aantal belangrijke verschillen tussen deze twee systemen. Google Workspace versus Microsoft 365, the showdown.

Wat wil je bereiken in je organisatie?

Qua basis functionaliteit bieden zowel Google Workspace als Microsoft Office 365 je de tools die je nodig hebt om je business vooruit te helpen. Mail, documenten en spreadsheets maken en delen, communicatietools, het is er allemaal. Het belangrijkste verschil zit daarom ook in de redenen waarom en hoe de systemen ontwikkeld zijn. Voor Google Workspace is het uitgangspunt effectieve samenwerking. Het biedt alle mogelijkheden om snel en effectief samen te werken en te communiceren. Daarom kun je moeiteloos realtime aanpassingen maken in documenten, met meerdere collega’s tegelijk. Dat geeft een enorme boost aan de productiviteit van je teams. Dat zeggen we niet zomaar, er is onderzoek naar gedaan. Van de mensen die Google Workspace gebruiken, zegt 39%* dat zijn of haar team erg productief samenwerkt.

Bij Microsoft Office-gebruikers is dat een stuk minder, slechts 24%*. Dat is ook niet zo gek, als je bedenkt dat de mogelijkheden van Office 365 juist gebaseerd zijn op het verbeteren van individuele productiviteit. Samenwerken en communiceren hebben bij Office 365 minder aandacht gekregen. Deze tool sluit dus beter aan bij het traditionele cubicle denken.

Cloud-based of desktop software?

Met Google Workspace kies je voor volledige cloud-based werken. Dus iedereen kan, overal, op elk device werken vanuit de browser. Dat brengt enorme flexibiliteit en productiviteit in je organisatie. 76%* van Google Workspace gebruikers werkt bijvoorbeeld vaak op hun smartphone. Lekker mobiel.  In het zeldzame geval dat er geen internet is: Google Workspace werkt ook offline en synchroniseert wijzigingen zodra er weer een werkende verbinding is. Dat is dus echt werken waar en wanneer je wilt.

Met Microsoft Office 365 for business stap je ook over naar de cloud, maar krijg je daarnaast te maken met offline applicaties. In een aantal gevallen, bijvoorbeeld met Microsoft Teams, wil je die applicaties ook zeker downloaden, omdat ze beter werken dan de cloud versie. De diensten in de cloud, zijn dus vaak uitgekleder dan de desktop-applicaties. Office 365 geeft daardoor enerzijds veel functionaliteiten, maar biedt wel minder flexibiliteit. Omdat de software en applicaties vastzitten aan vaste (geïnstalleerde) devices. Doordat je werkt met een software- en applicatieoplossing zul je ook te maken krijgen met noodzakelijke versie updates. Of zelfs met oudere versies die op een bepaald moment helemaal niet meer ondersteund worden. Wanneer je voor volledig cloud-based werken kiest, heb je hier geen last van. Er zijn voortdurend updates en verbeteringen waar je zelf weinig voor hoeft te doen. Ideaal.

Vraag je dus af: wat is er echt nodig binnen onze organisatie en welk systeem biedt dat het beste aan? Meer is echt niet altijd beter in het geval van tools voor digitale samenwerking.

Documenten, spreadsheets en presentaties

We kunnen het niet genoeg roepen: bedenk in hoeverre (innovatieve) samenwerking een speerpunt is binnen jouw organisatie. De verschillen tussen Google Workspace en Microsoft Office 365 komen goed naar voren als je kijkt naar de onmisbare tools die gebruikt worden om daadwerkelijk samen te werken. Zoals documenten, spreadsheets en presentaties. We kennen allemaal Microsoft Word, Powerpoint en Excel. Je weet dat ze betrouwbaar zijn en veel (visuele) functionaliteiten bieden. Er zijn bijvoorbeeld talloze templates om je documenten mooi mee op te kunnen maken. In Google Docs en Google Sheets en Slides vind je minder (maar nog steeds genoeg) uitgebreide opties om je werk er gelikt uit te laten zien. Maar het feit dat je er tegelijkertijd in kunt werken maakt dat meer dan goed.

Nooit meer wachten totdat je collega die drie cijfers aangepast heeft, de bestandsnaam aanpast (versie 55, anyone?), opstuurt als bijlage en jij weer verder kunt. Het leveren van feedback en daarover in gesprek gaan, gaat moeiteloos bij de tools van Google Workspace. Het eerder genoemde voordeel van mobiel werken speelt hier ook mee. Bedenk je in de lift op weg naar de parkeergarage dat je nog een woord moet aanpassen in die presentatie voor de board, dan doe je dat daar in de lift gewoon. Opgelost.

Adoptiegraad

De grote angst van elke organisatie: nieuwe systemen aanschaffen en implementeren die niemand gebruikt. Elke maand dat het langer duurt voordat iedereen zich volledig comfortabel voelt met de tools, gooi je geld en efficiëntie weg. Het is dus ook niet gek om de snelheid van adoptie mee te nemen in je beslissingsproces. Daar kunnen wij vrij kort in zijn; Google Workspace wint het daarin van Office 365. Een maand na de overstap op Google Workspace is gemiddeld 52%* van de mensen helemaal gewend aan de nieuwe systemen, tegen 39% bij een overstap naar Office 365. Twee maanden later ligt dat percentage bij Google Workspace op zelfs op 77%. Dat kunnen we goed koppelen aan belangrijke verschillen van de systemen die we al eerder genoemd hebben. Google Workspace is innovatiever, maar werkt ook intuïtiever. Het gebruiksgemak ligt een stuk hoger. Als je eenmaal met dit systeem begint te werken, wijst het zich vanzelf en worden de mogelijkheden tot samenwerken door gebruikers als heel relaxed ervaren. Je maakt een harde maar aantoonbaar logische break-up met de oude manier van werken. Met Office 365 borduur je juist voort op de oude manier van werken.

Gebruikers aan het woord

Over het algemeen maken mensen de organisatie. Je wilt iedereen alle handvaten geven om hun werk zo goed, efficiënt en leuk mogelijk te kunnen doen. De digitale werkomgeving speelt daar een grote rol in. Zo blijkt dat 68%* van de mensen die met Google Workspace werkt hun werk leuker is gaan vinden vanaf het moment dat ze met dit systeem gingen werken. Over Microsoft Office zegt slechts 30% dat. Als we het hebben over innovatie wint Google Workspace het ook. 76% zegt namelijk dat hun organisatie innovatiever geworden is sinds ze met Google werken. Slechts 44% is het met deze stelling eens bij een overstap naar Office 365. Verder geeft 41% van de Google Workspacers aan dat de toolset een positieve impact op hun werk gemaakt heeft, tegenover 18% van de Office 365 gebruikers.

Je organisatiecultuur en doelstellingen maken de keuze voor je

De keuze voor een van deze twee productiviteitssystemen is er niet een die je zomaar maakt. Hoewel ze je allebei gaan helpen met het verbeteren van je organisatie, zijn er grote verschillen. Jouw cultuur en doelstellingen zijn eigenlijk de belangrijkste variabelen in je keuze.  Met Microsoft Office 365 maak je een keuze die wat behoudender en individualistischer is. Terwijl Google Workspace perfect aansluit bij het ‘nieuwe’ werken. Als samenwerking en productiviteit je speerpunten zijn, tenminste.

Meer informatie over Google Workspace? Download het whitepaper over “The future of collaboration and productivity”.

Wil je verder praten over de verschillen en de beste keuze voor jouw organisatie? We geven je graag advies tijdens een vrijblijvend gesprek.