Al je interne communicatie op één plek

De Knowledge Library is een centrale plek binnen Workplace waar je je documenten kunt bewaren. Zoals bijvoorbeeld je personeelshandboek en de travelpolicy. Maar ook gedocumenteerde standaard (project-) processen, declaratieregelingen, overwerkbeleid en ga zo maar door. Wanneer alle collega’s binnen je organisatie toch al op Workplace zitten, is het meer dan logisch om dit soort informatie hier ook onder te brengen. Want net als andere functionaliteiten in Workplace, is de Knowledge Library overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. Dankzij de zoekfunctie zijn documenten snel en makkelijk te vinden, ook op mobiele telefoons. Een andere fijne mogelijkheid die de Knowledge Library biedt is dat je kunt  bepalen welke documenten voor wie zichtbaar zijn. Deze makkelijke manier van rechtenbeheer zorgt ervoor dat bijvoorbeeld je standaard HR-processen alleen inzichtelijk zijn voor de human resources afdeling, terwijl de gehele organisatie toegang heeft tot documenten waarin het ziektebeleid  staat.

Je knowledge library is zó ingericht

Is het veel werk om de Knowledge Library in te richten of te updaten? Daar is maar één antwoord op: nee. Een kind kan de was doen zelfs. Het maken van content werkt eigenlijk zoals je gewend bent in een Google Docs of een Word bestand. Om het je nog makkelijker te maken biedt Meta zelfs een standaard template aan voor je documenten. Geen gedoe met een ingewikkeld website CMS dus. Een aanpassing in een document is letterlijk in 10 seconden gedaan (we hebben het getimed).

Door categorieën en eventueel subcategorieën aan te maken, zorg je voor de juiste structuur.  Deze zijn allemaal zichtbaar op de homepage van de Knowledge Library.  Belangrijke documenten kunnen door de admins ook nog eens gehighlight worden, om er wat extra aandacht aan te geven.

Een communicatieplatform pur sang

Ook fijn is de mogelijkheid om te reageren op documenten. Zo geef je al je collega’s de kans om een opmerking te plaatsen of een vraag te stellen. Wellicht is de documentatie rondom een bepaald onderwerp niet helemaal duidelijk. Een reactie achterlaten is supersimpel en zal daardoor sneller gedaan worden. Dat geeft je de mogelijkheid om je documentatie en communicatie, te optimaliseren. Dit soort functionaliteiten verlagen de drempel om pro-actief feedback te geven, en vergroten juist het gevoel van betrokkenheid.

Niet alleen het makkelijk terugvinden en delen van documentatie maakt de Knowledge Library handig. Ook bij het onboarden van nieuwe mensen kan deze functionaliteit ideaal zijn. Verzamel hier alle informatie die nodig is om een goede start te maken bij jouw organisatie. Bijvoorbeeld een onboarding checklist, links naar trainingen die nieuwe collega’s kunnen volgen, het visiedocument van je organisatie en tags naar collega’s die ze kunnen benaderen voor hulp. Nieuwe mensen kunnen dan ook nog eens heel makkelijk vragen stellen. Zo vinden ze snel hun weg binnen jouw bedrijf en binnen je communicatiesysteem.

Van knowledge library naar chatbot

Wanneer je jouw knowledge library ingericht hebt en een deel van die communicatie ook nog eens wilt automatiseren, dan kan dat met DialogFlow chatbot. We voeden de documenten uit je library dan aan het DialogFlow (AI) systeem waarmee wij een chatbot kunnen maken die antwoord kan geven op alle interne communicatie vragen. Voor iedereen wat wils dus.

Wil je verder praten over Workplace from Meta? Let us know, we kunnen er uren over vertellen 😉