Google Drive for teams. Zo integreer je het succesvol in jouw bedrijf

Google Drive bruist van de potentie voor het bedrijfsleven. Het is niet zomaar een online opslagmedium, maar een effectief platform om de medewerkers en teams binnen jouw organisatie effectiever te laten (samen-) werken.

Collega’s kunnen realtime samenwerken binnen hun documenten, zelfs als ze continenten van elkaar verwijderd zijn. Een onbedoelde wijziging is achteraf eenvoudig op te sporen en in een tel hersteld. En dat allemaal op een veilige cloud-server die het nooit laat afweten.

Het is slechts een greep uit de vele pluspunten van Google Drive.

Daarmee is niet gezegd dat elk bedrijf dat de sprong maakt naar Google Drive automatisch van deze voordelen profiteert.

De ware uitdaging is niet zozeer van technische aard, maar is simpelweg de mensen binnen een organisatie Google Drive zo snel mogelijk te laten adopteren. Het goede nieuws: dit is stuurbaar. Niet door te forceren, maar door te verleiden.

In dit blog vindt u een overzicht van beproefde technieken om jouw collega’s het nieuwe werken met Google Drive te laten omarmen.

Wat is de waarde van Google Drive voor Teams?

Met de introductie van Team Drives door Google wordt het samenwerken in dynamische teams nog beter gestroomlijnd. Het cruciale verschil met een traditionele Google Drive is dat het eigenaarschap van individuele bestanden niet langer ligt bij degene die het bestand oorspronkelijk heeft aangemaakt – met alle chaos van dien – maar nu op teamniveau worden ingeregeld.

Welke toegangsrechten hebben nieuwkomers, tijdelijke teamleden en mensen die het team verlaten? In Team Drives kunnen deze zaken op teamniveau worden gespecificeerd, zodat de cloudopslag en bestandsdeling zich geheel vormt naar de wensen en werkwijze van het team.

Google biedt hiermee een efficiënte samenwerkingsstructuur die voorheen enkel mogelijk was via AODocs.

Vijf vereisten voor een succesvolle adoptie van Google Drive voor teams

Onze ervaring met de inzet van Google Drive binnen organisaties heeft ons geleerd dat er vijf belangrijke elementen zijn die het verandermanagement rondom Google Drive voor teams en afdelingen tot een succes maken. Dit zijn:

  • duidelijke richtlijnen
  • early adopters
  • het goede voorbeeld geven (management by example)
  • informele leaders
  • maak voordelen inzichtelijk (what’s in it for me)

five pillars

Duidelijke richtlijnen

Er komt veel kijken bij het begeleiden van een bedrijf naar het gebruik van Google Drive. Het uiteindelijke doel: gebruikers de mogelijkheden van Google Drive & Docs maximaal helpen benutten. Dit gebeurt alleen als het voor hen geheel duidelijk is wat de voordelen zijn en er heldere afspraken zijn gemaakt waar er wordt gewerkt. Gedeeltelijk nog op de fileserver? Of geheel op Google Drive. Duidelijkheid hierin is essentieel voor het slagen van het project.

Communiceer daarom vooraf niet alleen wát de stap naar Google Drive voor de medewerker betekent, maar tevens waaróm de organisatie deze stap maakt.

Zoek het gemeenschappelijke doel: meer gedaan krijgen, in minder tijd, met minder gedoe. Dat is iets waar elk mens en bedrijf blij van wordt.

Onze ervaring met de inzet van Google Drive binnen organisaties heeft ons geleerd dat de aanpak van een Google Drive project aanmerkelijk verschilt van bijvoorbeeld de uitrol van Google Mail. Een effectieve aanpak geschiedt hierin veel meer op het niveau van afdelingen/teams in plaats van een organisatie-brede “big bang”.

Early adopters

Voor het slagen van een project is het belangrijk om een zogenaamde kritische massa in beweging te brengen. Voor de adoptie van Google Drive geldt dit des te meer. Doordat (samen)werken en delen met Google Drive per definitie zichtbaar is voor de collega’s van de gebruiker, is een kleine groep mensen in staat de workflow organisatie-breed te verspreiden.

In andere woorden: het moet een uitzondering worden als je niet met Google Drive & Docs werkt, in plaats van andersom.

Het goede voorbeeld (management by example)

Uiteraard moeten deze woorden ondersteund worden door daden. Het dus ook van belang dat het management zelf aan de slag gaat met Google Drive en het goede voorbeeld geeft.

Wanneer een bedrijfsinnovatie door een manager wordt opgedrongen zonder deze zelf na te leven, zullen medewerkers de verandering automatisch met argusogen gadeslaan. Er is geen rationeel argument dat daar iets tegenin brengt.

Informele leiders

Naast het officiële management, zijn de zogenoemde Informal Leaders erg waardevol voor de verspreiding van een bedrijfsverandering. Zij zijn de personen bij wie men klaagt als iets hen niet zint.

Op dat cruciale moment is het zaak dat deze informele leider niet mee gaat huilen met de wolven, maar het project zal verdedigen. Het is daarom essentieel om jouw eigen bedrijfsdynamiek helder op het netvlies te hebben. Breng in kaart welke personen een spil vormen in de bedrijfscultuur en betrek ze actief bij de uitrol van het veranderingsproject. Deze participatie stimuleert hen een positieve houding aan te nemen, die voortvloeit in de organisatie.

Maak voordelen inzichtelijk (what’s in it for me?)

De automatische menselijke reactie op elke verandering is verrassend simpel: “what’s in it for me?”

Besteedt daarom in de communicatie rondom het implementatietraject volop aandacht aan de voordelen van Google Drive op individueel niveau. Welke voordelen in tijd, denkwerk, problemen en risico’s levert het hen op? Nog effectiever: organiseer een plenaire sessie om medewerkers zelf na te laten denken over welke de positieve gevolgen Google Drive voor hun specifiek in petto heeft.

Een mens laat zich nou eenmaal het makkelijkst overtuigen door zichzelf.

Profiteer maximaal van Google Drive

Wij van NextNovate hebben talloze teams en organisaties mogen begeleiden bij vraagstukken rondom Google Drive. We schuiven daarom graag bij u aan tafel om te analyseren hoe uw specifieke organisatie maximaal kan profiteren van Google Drive. We brengen in kaart waar welke uitdagingen voor u relevant zijn om het Drive project tot een succes te maken.

Dit blog zette de belangrijkste tips voor het verandermanagement rondom Google Drive voor Teams op een rij. Ben je benieuwd hoe Team Drives helpen jouw organisatie sneller, effectiever en prettiger (samen) te werken? Download dan direct ons whitepaper onderaan deze post. Het whitepaper biedt een overzicht van de voordelen van Team Drives voor uw organisatie en geeft een helder beeld van de dagelijkse praktijk.

Andere cases

Start het gesprek

Waar staat jouw organisatie?

Laten we beginnen met een kennismaking. Laat je mail achter en we nemen contact met je op.

  • Binnen 24 uur reactie
  • Online of face-to-face
Rik van Renesse Growth Manager