De kleverige wereld van Google Keep

Vroeger, heel vroeger, toen gebruikten we nog pen en papier. En met pen en papier kon je een hoop dingen doen, knutselen, plakken, knippen en inkleuren. Maar ook kon je iets onthouden “opschrijven” en dit kon je bijvoorbeeld op een beeldscherm plakken met een sticky note of je kon het papiertje dubbelvouwen en in je kontzak of portemonnee stoppen.

Gelukkig kwam daar de mobiele telefoon en werden er een hoop taken / dingen die je moest onthouden opgeslagen in het SMS programma als een concept of notitie. En voor we het wisten nam de telefoon de rol van pen en papier over, en ontstond Google Keep. Hier waren er opeens digitale sticky notes die werden gekoppeld aan je Google account. Deze sticky notes waren opeens overal bereikbaar, te delen en realtime.

Daarnaast heeft Google Keep nog verschillende andere functies; zo kan het tekst lezen vanaf een afbeelding via OCR (hier komen we verder in dit artikel op terug), voice memo’s opnemen, en gemakkelijk inhoud kopiëren van Keep naar Google Docs, en realtime een bestand bewerken.

Installatie van Google Keep?
Google Keep zit ingebouwd in G-Suite, en is vanuit je webbrowser te bereiken via keep.google.com.

1

Zodra je hier binnenkomt zie je helemaal niks. Alleen aan de zijkant een “standaard” menu met daarin wat opties en een leeg vlak waarin wordt gevraagd of je de extensie wilt installeren.

Omdat Google Keep (net zoals G-Suite) op verschillende toestellen en platformen werkt, is het niet noodzakelijk om de plugin te installeren, wel zorgt dit voor extra functionaliteit vanuit de browser. Zo is er voor Google Chrome en Mozilla Firefox een plugin beschikbaar die het opslaan van links mogelijk maakt. Voor zowel Android als iOS zijn er applicaties beschikbaar (deze vind je in de Play of App store), deze applicaties geven je de volledige opties van Google Keep zoals schrijven, tekenen, praten of een foto maken.

Take a note…
Google Keep eigenlijk een notitie programma wat ervoor zorgt dat jij een overzicht kan houden over verschillende onderwerpen, ideeën en acties zonder dat je daar al teveel moeite voor hoeft te doen.

2

Om elke versie simpel te houden heeft Google besloten om in elke versie een balk te stoppen. In de webversie staat hij boven en in de mobiele versie staat deze beneden. Deze balk heeft een paar opties, zoals “Neem een notitie…”, zodra je daarop klikt en begint te typen maakt hij een notitie aan.

De 3 streepjes met vierkantjes ervoor is er om bijvoorbeeld een takenlijst of boodschappenlijstje te maken. Daarnaast zie je het knopje om een foto te nemen of uploaden en is het mogelijk om commentaar te plaatsen zodat je weet waar het over gaat. De pen is er om te schrijven, tekenen en makkelijk een snelle (krabbel) notitie te maken. Ook is er een mogelijkheid om een stukje spraak op te nemen, een soort note-to-self idee van ongeveer 10 – 20 seconden.

Herinnering
Wie wilt er nou niet graag herinnerd worden voor hun dagelijkse taken of opdrachten? Dit kan door op het vingertje die een beweging met een rondje doet te drukken in de notitie die je hebt aangemaakt. Hier kan je instellen welke op datum je graag wilt dat je je herinnering krijgt. Deze functie is tevens gekoppeld aan Inbox by Google.

3

Het delen van notities
Google Keep heeft de mogelijkheid om notities te delen met elkaar, deze optie is erg handig als je bijvoorbeeld een gezamenlijke lijst met actieplannen hebt, of als je een boodschappenlijstje hebt en er steeds iets moet worden toegevoegd. Het delen doe je door op het poppetje met het plusje te klikken.

4

Het makkelijk kopiëren naar Google Docs, kleuren en labelen met hashtag
Keep heeft de mogelijkheid om makkelijk een notitie te kopiëren naar Google Docs door middel van één druk op de knop. Als je op de notitie staat en je klikt op de 3 puntjes, dan kan je selecteren exporteren naar Google Doc. Zodra je hierop klikt wordt de notitie geëxporteerd naar Google Docs.

Een kleurtje geven gaat ook erg gemakkelijk en is bijvoorbeeld net als #hashtags om bepaalde dingen uit elkaar te houden. Een kleurtje geven aan een notitie doe je als volgt: muis over de notitie heen en klik op het “palet”, nu kun je een kleur selecteren. Wil jij je notities labelen dan kan dit heel erg gemakkelijk door een #hashtag toe te voegen aan je notitie.

OCR (Optical character recognition) met een afbeelding in Google Keep
Optical Character Recognition omvat het scannen van een afbeelding en daar de tekst uit halen. Soms komt het wel eens voor dat iemand een plaatje naar je toestuurt en hieruit een hele lap tekst te halen is. Om dit allemaal te moeten overschrijven is natuurlijk heel vervelend. Gelukkig zit er daarom een OCR scanner ingebouwd in Google Keep, en deze werkt door middel van het uitlezen van een afbeelding die je upload. Nadat je een afbeelding hebt geüpload selecteer je bij de 3 puntjes, “grab image text” of “grijp afbeeldings tekst” zodra je dit hebt geklikt verschijnt de tekst in de notitie.

tekst uit plaatje

Bookmarks opslaan in Keep met Chrome
Keep heeft een handige plugin voor Google Chrome, deze plugin zorgt ervoor dat je makkelijk bookmarks op kan slaan, maar ook om gewoon een snelle notitie te maken. Door bovenin de hoek op het logo van Keep te drukken opent er een nieuwe popup, deze popup heeft de link van de pagina al automatisch ingevoegd, het is ook mogelijk deze te verwijderen.

keep chrome

Nu de integratie met Google Inbox en Google Docs er is lijkt Google Keep grote stappen te maken om steeds uitgebreider en nuttiger te worden bij alle dagelijkse werkzaamheden. Dus vergeet die gele briefjes die op je bureau liggen, en maak gebruik van Google Keep!

Andere cases

Start het gesprek

Waar staat jouw organisatie?

Laten we beginnen met een kennismaking. Laat je mail achter en we nemen contact met je op.

  • Binnen 24 uur reactie
  • Online of face-to-face
Rik van Renesse Growth Manager