Wie ooit als Europeaan een Amerikaans kantoor heeft bezocht, heeft zich zeker verbaasd over de typische kantoorinrichting. Die kleine grijze hokjes (cubicles genaamd) bestaan er nog steeds! Wij maar denken dat cubicles alleen nog maar iets uit 90s sitcoms waren…
Iedereen zit dus in z’n eigen hokje met grijze wanden om zich heen z’n eigen ding te doen. Afgeschermd van collega’s. Ook in IT-systemen is dat cubicle-denken doorgevoerd. Het is eigenlijk een afspiegeling van de manier waarop veel mensen inhoudelijk werken. Je schrijft bijvoorbeeld een rapport, stuurt dat rond, collega’s maken een eigen versie en sturen het vervolgens weer terug (Versie-3-def-FINAL, iemand?) – dit alles met weinig tot geen interactie.
Iedereen op een eilandje?
We nodigen je graag uit voor het volgende gedachtenexperiment. Je komt ’s avonds thuis van werk, kookt je eigen maaltijd en je neemt plaats aan je eigen eettafel. Je gezinsleden hebben ook allemaal zelf hun eigen maaltijd bereid en nemen gelijktijdig plaats aan hun eigen eettafels. Vervolgens nuttigen jullie allemaal in stilte de maaltijden. Ondenkbaar toch?
Oké, deze gedachte is een beetje gechargeerd, waar we eigenlijk heen willen is dat het cubicle-denken symbool staat voor de manier waarop veel bedrijven nog steeds werken: iedereen op zijn eigen eilandje, met wat kunst- en vliegwerk aan software om te zorgen dat mensen af en toe toch kunnen connecten.
Dat moet anders vinden wij bij NextNovate:
Hoe kan het dan anders?
De manier waarop je de digitale werkomgeving inricht heeft direct invloed op hoe collega’s zich voelen, op de productiviteit van teams, de efficiëntie van de organisatie – uiteindelijk heeft het zelfs invloed op groei en succes. Hoe dat zit leggen wij uit in ons Manifesto, waar je trouwens ook bronnen voor deze beweringen ziet.
Wij geloven in de kracht van innovatieve clouddiensten zoals Google Workspace & Workplace from Facebook. Tools die met een frisse blik zijn ontworpen voor een nieuwe manier van werken: de digitale werkomgeving. Tools die geen erfenis meeslepen van oude manieren van werken die ooit hip waren in de hoogtijdagen van de cubicles in de 90s.
Hoe werk je zelf het liefste?
Ga eens na: voor welke tools kies jij in je privéleven, waar je (als het goed is) zelf de zeggenschap hebt over de tools waarmee je werkt. De kans is groot dat je Whatsappt met je vrienden, je via Instagram updates over je leven deelt, je saldo checkt in je bank-app. Misschien onderhoud je samen met je partner wel een digitaal huishoudboekje waarin jullie realtime samenwerken. Allemaal tools waar je geen server voor hoeft te installeren in je achtertuin. Laat staan dat je eerst zware softwarepakketten moet downloaden. Alles is webbased, super gebruiksvriendelijk en mobile-first. Of misschien kies je heel bewust voor bepaalde webmail, en gebruik je juist niet wat je in je werkomgeving gebruikt omdat het niet zo gebruiksvriendelijk is.
Work the way you live
Het opvallende is dat mensen ook tijdens hun werk naar de tools grijpen die meer intuïtief in het gebruik zijn en waarmee je altijd en overal kan werken. Als wij bij organisaties over de vloer komen (al dan niet digitaal, in deze COVID-tijden) om te praten over hun digitale werkomgeving, blijken ze vaak naast e-mail ook Whatsapp te gebruiken om snel en effectief met elkaar te communiceren. Dat terwijl Whatsapp niet eens ontwikkeld is voor een zakelijke omgeving en dus issues met zich meebrengt: wie verwijdert je vertrokken collega’s uit de gezamenlijke groepen? En check je ’s avonds de appjes van je vrienden, popt dat groepsgesprek met je baas ook weer op. Niet ideaal voor wie een gezonde scheiding tussen prive en werk ambieert.
Onze filosofie is dat je het plezier en gemak van de consumententools die je prive gebruikt prima kunt toepassen in je digitale werkomgeving. Work the way you live, vinden wij. Veel tools hebben namelijk een veilig, zakelijk equivalent (zo zit Gmail bijvoorbeeld ook in het zakelijke Google Workspace). Als je dat doet, krijg je blije en productieve collega’s. Een organisatie wordt (digitaal) wendbaarder, er komt focus en ruimte voor vernieuwing. Op een gegeven moment ontstaat zelfs een nieuw fenomeen: dat mensen hun zakelijke omgeving zó prettig vinden werken, dat ze die weer privé willen gebruiken. Dan wordt het live the way you work, een teken dat wij vanuit NextNovate ons werk goed hebben gedaan!
De essentie van een digitale werkomgeving
Tools zoals Google Workspace en Workplace from Facebook zijn SaaS, waardoor je geen gedoe meer hebt met lokale servers of de installatie van computerprogramma’s voor je mail of tekstverwerker of sociale zaken. De essentie van een echt goede digitale werkomgeving is volgens ons:
- Alles is volledig webbased, alles staat in the cloud.
- De software is open-by-default, zodat programmeurs verschillende software makkelijk kunnen integreren.
- Doordat alle tools makkelijk met elkaar kunnen praten, kun je voor elk probleem dat je wil oplossen de beste applicatie kiezen (best of breed). Workplace praat namelijk prima met Google Workspace, en Google Workspace gaat heel goed met Okta, zodat ook single-sign-on mogelijk is in de hele omgeving.
Born in the cloud
In tegenstelling tot Microsoft Office is Google Workspace born in the cloud, daarom passen hun producten zo goed bij onze filosofie. Net als Okta en Workplace from Facebook. Overigens staren we ons niet blind op de tools, ze dienen alleen om je doel te verwezenlijken. Heb je een bepaalde organisatiecultuur nodig om deze nieuwe manier van werken te implementeren? De vraag is eerder of die cultuur niet vanzelf ontstaat. Ongeveer de helft van onze klanten kiest voor deze tools omdat ze graag op een nieuwe, flexibele en inclusieve manier wíllen werken. De andere helft heeft de cultuur al in huis en dus kiezen ze voor het product dat daar het beste bij past.
Google- en Workplace-training
Uiteraard is goede begeleiding heel belangrijk, wij helpen je op weg. We geven trainingen hoe je alle tools gebruikt, van beginner tot enterprise-niveau; we stellen je graag voor aan onze Google Workspace Enterprise Practitioner Certification. Daarnaast maken we voor organisaties cloudsecurity-analyses met extra uitleg hoe je je data zo goed mogelijk beschermt; ons developmentteam helpt om koppelingen te maken met al aanwezige systemen en ook als je bijvoorbeeld een livestream wilt opzetten met alle collega’s, dan ondersteunen wij je daarbij. Hoe je van de implementatie van nieuwe manieren van werken en nieuwe tools een blijvend succes maakt, kun je lezen in ons gratis whitepaper Five Essential Principles To Drive Effective Digital Change.
Tijd voor écht interessant IT-werk
We horen vaak terug van de IT-afdelingen van onze klanten: ‘Goh, dit is het eerste project waarbij we geen gedonder krijgen van gebruikers en dat ook nog eens binnen de tijd wordt opgeleverd!’ Hoe dat komt? Omdat we in feite een product implementeren dat al lang werkt. We hoeven geen compleet nieuwe hard- en software te installeren of te ontwikkelen met de nodige bugs en testfases. Met SaaS gebruik je bovendien altijd de laatste versie. Dat geeft geweldige tijdwinst. De IT-collega’s die voorheen druk waren met updates installeren of laptops weer aan de praat krijgen, hebben opeens de tijd om zich bezig te houden met het écht interessante IT-werk: hoe help ik het bedrijf verder dankzij innovatieve automatisering?
Verrassende digitale werkomgevingen
Een webbased werkomgeving heeft zijn bestaansrecht al bewezen bij grote gebruikers als Randstad of Coolblue. Soms zijn wij zelf ook nog verrast hoe goed het uitpakt. Zo hebben wij bij meerdere zorginstellingen digitale werkomgevingen gebouwd. Waar bijvoorbeeld een simpele ‘OK Google’ de lampen bedient, zonder tussenkomst van een medewerker. Of hoe zorghelden met Chromebooks ineens meer tijd overhouden voor… zorg. Dat is gewoon prachtig om te zien.
Applicaties die allemaal webbased zijn en mobile-first, zijn overal handig, maar komen helemaal goed tot hun recht in organisaties waar mensen vooral aan de bedden van patiënten staan, of zorgen dat klanten een topbeleving krijgen in een winkel of hotel.
Zin om te ontdekken hoe je een echt effectieve en gebruikersvriendelijke digitale werkomgeving opzet? Neem contact op met Martijn.
