In het blog “Wat Google Workspace te Maken Heeft met Recruitment, Werving en Staffing | Een Organisatiecultuur van Innovatie” zagen we een bijzonder effect van Google Workspace. Google’s Google Workspace is namelijk niet zomaar een set productiviteitstools, maar geeft – mits juist ingezet – de organisatiecultuur een positieve draai die in het bijzonder de nieuwe generatie professionals aanspreekt. Eén van die eigenschappen die millennials onderscheidt van voorgaande generaties is de behoefte aan snelheid. Doordat ze zijn opgegroeid met een exponentiële stroom aan innovaties, hebben millennials een sterke hang naar nieuwe methoden om taken sneller en slimmer op te lossen.

1. Cloud Search

20% van de tijd van de gemiddelde kantoorprofessionals wordt opgeslokt door het vinden van informatie (bron: McKinsey). Schrikbarender nog is dat 38% van de tijd wegsijpelt aan zoeken zonder iets te vinden en daarbij het werk letterlijk opnieuw te doen. Nodeloze tijdverspilling dus. Google staat op de eerste plaats bekend als ‘s werelds meest effectieve zoekmachine, en die eigenschap hebben ze ook succesvol geïmplementeerd in Google Workspace. Cloud Search brengt namelijk hetzelfde zoekgemak binnen de kaders van je eigen (Team) Drive bestandsomgeving. Door simpelweg keywords in te vullen in Cloud Search laat Google zijn algoritme los op zowel je email communicatie als de bestanden op de drive. Dit algoritme verkent niet uitsluitend de bestandsnamen (zoals op veel OS zoekmachines het geval is) maar reikt tot diep in de bestanden zelf. Zo vind je razendsnel de informatie die je zoekt.

2. Quick Access

De Quick Access functie gaat nog een stapje verder dan makkelijk kunnen zoeken tussen bestanden. Simpel gezegd ‘voorspelt’ deze functie welk bestand jij wilt hebben – al voordat je überhaupt gaat zoeken. Google hanteert hierbij geavanceerde machine learning om op basis van tal van variabelen continu een shortlist te maken van bestanden die je op dat moment waarschijnlijk zoekt. Hierdoor ben je gedurende de werkdag steeds slechts één klik verwijderd van de gewenste informatie.

3. Smart Reply

Ook op het vlak van onderlinge communicatie en overleg gaat er gedurende de werkdag veel tijd verloren. Wekelijks gaat er maar liefst 11 uur naar het lezen en beantwoorden van emails (bron: McKinsey). Een deel van die tijd komt uiteraard ten goede aan de samenwerking en kwaliteit, maar een aanzienlijk deel ervan wordt opgeslokt door rondklikken en het formuleren van standaardantwoorden. De Smart Reply functie helpt efficiënter met emailcommunicatie om te gaan. Het analyseert een email en formuleert op basis daarvan waarschijnlijke antwoorden. Stel: iemand mailt je of een meeting maandag of dinsdag beter uitkomt. Smart Reply is in staat op basis hiervan standaardantwoorden te formuleren: maandag, dinsdag, geen van beide, allebei. Het enige wat je nog hoeft te doen is het antwoord te selecteren, op basis waarvan een volwaardig bericht wordt opgesteld.

4. Side Panel

Gedurende de werkdag worden we voortdurend gehinderd door onderbrekingen. Niet alleen op de werkvloer, maar ook in de eigen werkprocessen. Bijvoorbeeld als we tijdens een taak snel iets moeten opzoeken in een andere app. Google rolt momenteel Side Panel in steeds meer apps uit, waarmee je gemakkelijker tussen verschillende apps functies en informatie snel kunt uitwisselen. Een gigantisch tijdsbesparende functie in het side panel is een directe integratie met Google Calandar. Of het nu gaat om een mailtje, een hangout of gewoon tijdens het werken in docs – tijdens de werkdag moeten we regelmatig onze agenda raadplegen en/of bijwerken. Met Google’s Side Panel is het nu mogelijk direct de agenda erbij te pakken aan de rechterkant van het scherm. Handig als je even snel je beschikbaarheid wilt nagaan of een afspraak wilt controleren. Inmiddels heeft Google op deze wijze naadloze integraties tussen Gmail, Tasks, Calendar en de verschillende productiviteitsapps. Het resultaat is minder onderbrekingen en meer taakfocus gedurende de werkdag.