De implementatie van een cloud-computing technologie is onlosmakelijk verbonden met verandermanagement. Want hoewel de mogelijkheden van productiviteitssuites en platforms als Google Workspace en Workplace by Facebook voorbij de horizon reiken, dienen ze daarvoor wel breed omarmd te worden binnen je organisatie. Bij de implementatie van online technologieën is het daarom essentieel het gehele proces te funderen op solide verandermanagement. Een gedegen verandermanager bedient zich volop van wetenschappelijke inzichten uit bedrijfskunde, psychologie en sociologie. Want pas wanneer je weet hoe mensen en organisaties draaien, kun je ze in beweging brengen.

1. Wat moet je vooraf communiceren in change management?

Je leest het zo vaak in de change management literatuur: helder communiceren vooraf. En dat is niet zonder reden. Verandermanagement-expert John Kotter stelt dat elk verandertraject start met een zogenoemde unfreeze-fase. Hier wordt de organisatie ‘warm gemaakt’ voor verandering. Communiceren dus. Maar wat precies? En via welke wegen? Op de eerste plaats dien je de technische kant helder op het netvlies te brengen bij de toekomstige gebruikers. Wat kan de aanstaande techniek wat eerst niet kon? Hoe gaan ze het gebruiken? Wat gaat de organisatie doen om gebruikers wegwijs te maken met de techniek? Nog belangrijker bij de communicatie vooraf is de waarom vraag; wat levert de nieuwe techniek op voor zowel de gehele organisatie als de individuele gebruiker? En hoe logisch dit ook klinkt, te vaak struikelen organisaties nog over het articuleren van hun veranderingsvisie. Een visieloos verandertraject stevent af op passiviteit en cynisme. Communiceer een verandering vooraf op meerdere momenten, via meerdere communicatiedragers. Van plenaire presentaties tot briefjes op het prikbord. Dit plaveit de weg voor de inkapseling van een nieuwe manier van werken.

2. Maak gedrag én successen zichtbaar

Hoe leer je iemand nieuw gedrag aan? Wanneer we inzoomen in de psychologie van mensen, zien we drie verschillende processen die ons dagelijks gedrag sturen.

1. Veranderen door imitatie: we doen wat we anderen zien doen.
2. Veranderen door nadenken: keuzes die we vooraf maken en beredeneerd ten uitvoer brengen.
3. Veranderen door ervaring: wanneer een keuze of actie een positief effect heeft, neemt de kans automatisch toe dat we deze vaker zullen uitvoeren.

De overgang naar een nieuwe manier van werken voltrekt zich dus deels op de automatische piloot (imitatie en ervaring) en deels bewust (nadenken). Deze psychologische triggers van verandering nemen weerstand weg en verhogen de adoptieratio van een nieuwe technologie. De imitatie trigger kun je activeren door het gebruik en de successen van een innovatie zichtbaar te maken binnen je organisatie. Wanneer een werknemer ziet dat anderen iets gebruiken, verhoogt dit automatisch de aantrekkingskracht van die techniek. De trigger om na te denken schuilt wederom in de communicatie vooraf. Wat is de werkelijke reden dat iemand op een nieuwe werkwijze zou moeten overstappen? Wat is de what’s in it for me? De trigger op basis van ervaring is tot slot essentieel om de verandering te verankeren in het bedrijfs-DNA. Ten eerste dient de technologie als geheel een meer plezierige ervaring op te leveren. Maar daarnaast kun je deze trigger effectief kietelen door veelvuldig de (werkelijke) successen van een verandering te communiceren. Laat nooit onbenoemd hoe een nieuwe technologie de organisatie en medewerkers helpt om sneller te werken, geld te besparen, meer klanten te acquireren, hogere kwaliteit output te leveren of anderszins bij te dragen aan concrete KPI’s.

3. Stop nooit met verandermanagement

Een nieuwe technologie is succesvol geïmplementeerd in een organisatie. Het aantal gebruikers neemt elke dag toe. En nu? Het is verleidelijk dit verandertraject nu al te bestempelen als ‘geslaagd’, maar dat zou een vergissing zijn. We zien in de praktijk vaak gebeuren dat – ondanks de initiële adoptie – medewerkers één voor één weer terugkeren naar oude gewoontes zodra het verandermanagement traject wordt stopgezet. Ook na de implementatie blijft het waardevol om de nieuwe werkwijze zichtbaar te houden binnen de organisatie. Schroom niet de positieve resultaten te blijven communiceren en plaats dit binnen het perspectief van de organisatievisie als geheel. Hoe draagt het bij de langetermijndoelen te behalen? Zo benadruk je dat de recent geadopteerde techniek niet zomaar een losse bouwsteen is, maar een integraal onderdeel vormt van hoe de integratie werkt.